Ο Σύλλογος Επαγγελματιών Αισθητικών Ελλάδος (Σ.ΕΠ.Α.Ε.), προς ενημέρωση των συναδέλφων, παραθέτει τις βασικές υποχρεώσεις που αφορούν την ψηφιακή παρακολούθηση της διακίνησης αποθεμάτων.
Το Ψηφιακό Δελτίο Διακίνησης αφορά τη διακίνηση προϊόντων και αποθεμάτων και όχι την παροχή υπηρεσιών αισθητικής.
Για τα εργαστήρια αισθητικής μας αφορά κυρίως:
· όταν στέλνουμε προϊόντα λιανικής σε πελάτες με courier
· όταν παραλαμβάνουμε από προμηθευτές προϊόντα καμπίνας, αναλώσιμα ή προϊόντα λιανικής
Η υποχρέωση της Α΄ Φάσης, δηλαδή η ψηφιακή έκδοση και διαβίβαση των παραστατικών διακίνησης, ισχύει ήδη από 1/12/2025.
Από 01/01/2027 τίθεται σε εφαρμογή η Β΄ Φάση, η οποία περιλαμβάνει τη φόρτωση, μεταφόρτωση, παραλαβή, καθώς και τον ποσοτικό και ποιοτικό έλεγχο των αποθεμάτων, μετά την παράταση που πήρε.
1. ΠΩΛΗΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ ΜΕΣΑ ΣΤΟ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟ
Όταν ένας πελάτης αγοράζει ένα καλλυντικό μέσα στο εργαστήριο, εκδίδεται η απόδειξη λιανικής και ο ίδιος παραλαμβάνει το προϊόν.
Σε αυτή την περίπτωση δεν απαιτείται ξεχωριστό Ψηφιακό Δελτίο Διακίνησης, καθώς οι συναλλαγές λιανικής που συνοδεύονται από παραστατικό αξίας εξαιρούνται από την υποχρέωση.
2. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ ΣΕ ΠΕΛΑΤΗ ΜΕ COURIER
Στις αποστολές λιανικής μέσω courier υπάρχει ειδική πρόβλεψη.
Η αποστολή μπορεί να εξαιρεθεί από την υποχρέωση έκδοσης ξεχωριστού ψηφιακού παραστατικού διακίνησης μόνο εφόσον η απόδειξη λιανικής βρίσκεται σε εμφανές και άμεσα προσβάσιμο σημείο πάνω στο δέμα ή μπορεί να επιδειχθεί άμεσα από τον μεταφορέα σε περίπτωση ελέγχου.
Με απλά λόγια:
Για παράδειγμα, η απόδειξη μπορεί να βρίσκεται σε διαφανή θήκη επάνω ή εξωτερικά στο δέμα, ώστε να μπορεί να ελεγχθεί χωρίς να ανοιχτεί το δέμα, ή να υπάρχει τρόπος να την επιδείξει άμεσα ο μεταφορέας.
Αν η απόδειξη είναι κλεισμένη μέσα στο δέμα και δεν είναι άμεσα προσβάσιμη, η συγκεκριμένη εξαίρεση δεν εφαρμόζεται , οπότε η διακίνηση πρέπει να καλύπτεται από ψηφιακό παραστατικό διακίνησης, το οποίο εκδίδεται και διαβιβάζεται στο myDATA πριν ξεκινήσει η μεταφορά.
Άρα πριν παραδώσουμε το δέμα στην courier:
· Εκδίδουμε την απόδειξη λιανικής.
· Ελέγχουμε αν το παραστατικό καλύπτει νόμιμα τη διακίνηση.
· Αν δεν είναι εμφανές και άμεσα προσβάσιμο ή δεν μπορεί να επιδειχθεί άμεσα από την courier, εκδίδουμε και το απαιτούμενο ψηφιακό παραστατικό διακίνησης (δελτίο αποστολής).
· Η διαβίβαση πρέπει να έχει γίνει πριν φύγει το προϊόν από το εργαστήριο.
3. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ ΑΠΟ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ ΑΜΕΣΑ
Η διαδικασία αφορά τόσο:
· προϊόντα καμπίνας
· επαγγελματικά καλλυντικά
· αναλώσιμα
· προϊόντα που προορίζονται για λιανική πώληση
· προϊόντα από super market, υπεραγορές, ηλεκτρονικές συσκευές, γραφική ύλη κλπ
Ο προμηθευτής εκδίδει το ψηφιακό παραστατικό διακίνησης (δελτίο αποστολής ή τιμολόγιο-δελτίο αποστολής) και το εργαστήριο αισθητικής είναι ο λήπτης των αποθεμάτων.
Όταν φτάσουν τα προϊόντα στο εργαστήριο, η αποδοχή της παραλαβής γίνεται ψηφιακά, με τη διαδικασία που προβλέπεται για το συγκεκριμένο παραστατικό, μεταξύ άλλων μέσω σάρωσης του QR Code, είτε μέσω του application της ΑΑΔΕ (my data up) από το κινητό, είτε μέσω εμπορικής εφαρμογής εφόσον έχει η επιχείρηση.
Η ΑΑΔΕ ορίζει ότι η παραλαβή διαβιβάζεται σε πραγματικό χρόνο, κατά την ολοκλήρωση της παραλαβής.
Επομένως, η ψηφιακή παραλαβή δεν πρέπει να αφήνεται για ημέρες ή για την επόμενη εβδομάδα.
4. ΑΝ Ο COURIER ΑΦΗΣΕΙ ΤΑ ΚΙΒΩΤΙΑ ΚΑΙ ΔΕΝ ΜΠΟΡΟΥΜΕ ΝΑ ΤΑ ΜΕΤΡΗΣΟΥΜΕ ΕΚΕΙΝΗ ΤΗ ΣΤΙΓΜΗ
Εδώ πρέπει να ξεχωρίσουμε την παραλαβή των κιβωτίων (έρχεται ο courier και τα παραδίδει) από τον αναλυτικό ποσοτικό έλεγχο των προϊόντων που βρίσκονται μέσα σε αυτά και ο οποίος θα γίνει τις επόμενες μέρες.
Μπορεί, για παράδειγμα, να παραλάβουμε αρκετά κιβώτια και να μην είναι πρακτικά δυνατό να ανοίξουμε και να μετρήσουμε όλα τα προϊόντα μπροστά στον courier. Αποδεχόμαστε το παραστατικό μέσω σάρωσης του QR code μέσω applications ή εμπορικής εφαρμογής και έτσι έχει ολοκληρωθεί η ψηφιακή παραλαβή.
Ο αναλυτικός έλεγχος ( μέτρημα των προϊόντων και αντιστοιχία με το δελτίο αποστολής) μπορεί να ακολουθήσει μέσα σε διάστημα Αυστηρά 15 ημερών.
Εάν οι ποσότητες είναι σωστές, δεν απαιτείται περαιτέρω καμία ενέργεια.
Παράδειγμα:
Το παραστατικό αναφέρει 50 τεμάχια και κατά τον έλεγχο βρίσκουμε 50 τεμάχια.
Η παραλαβή έχει επιβεβαιωθεί και δεν απαιτείται άλλη ενέργεια λόγω ποσοτικής διαφοράς.
5. ΤΙ ΓΙΝΕΤΑΙ ΑΝ ΒΡΟΥΜΕ ΕΛΛΕΙΜΜΑ Ή ΠΛΕΟΝΑΣΜΑ
Αν μετά το άνοιγμα των κιβωτίων διαπιστωθεί ότι τα προϊόντα δεν συμφωνούν με το παραστατικό του προμηθευτή, πρέπει να καταγραφεί η απόκλιση.
Για παράδειγμα:
Το παραστατικό αναφέρει 50 τεμάχια και παραλάβαμε 48 ή 52.
Τότε χρησιμοποιείται Ψηφιακό Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής, το οποίο είναι συσχετιζόμενο με το αρχικό παραστατικό του προμηθευτή. Αυτό το ψηφιακό δελτίο ποσοτικής παραλαβής εκδίδεται από την ίδια την επιχείρηση μέσω του προγράμματος της ΑΑΔΕ ή εξωτερικού παρόχου.
Χρησιμοποιούμε τον τύπο:
10.1 – Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής Συσχετιζόμενο
ΠΡΟΣΟΧΗ ΣΤΗΝ ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ
Όταν διαπιστωθεί πλεόνασμα ή έλλειμμα, η σχετική διαβίβαση πρέπει να πραγματοποιηθεί εντός 15 ημερών από την ημερομηνία παραλαβής.
Άρα:
Παραλαμβάνουμε σήμερα → κάνουμε την ψηφιακή παραλαβή → ανοίγουμε και ελέγχουμε τα προϊόντα → αν βρούμε διαφορά, έχουμε μέχρι 15 ημέρες από την ημερομηνία παραλαβής για να τη διαβιβάσουμε.
Το 15ήμερο δεν σημαίνει ότι μπορούμε να καθυστερήσουμε 15 ημέρες την ίδια την ψηφιακή παραλαβή.
Αφορά την περίπτωση που διαπιστώνεται ποσοτική απόκλιση.
6. ΠΩΣ ΓΙΝΕΤΑΙ ΠΡΑΚΤΙΚΑ Η ΔΗΛΩΣΗ ΕΛΛΕΙΜΜΑΤΟΣ Ή ΠΛΕΟΝΑΣΜΑΤΟΣ
Είτε χρησιμοποιούμε εφαρμογή της ΑΑΔΕ είτε ERP/πάροχο, η βασική διαδικασία είναι:
1. Εντοπίζουμε το αρχικό παραστατικό διακίνησης του προμηθευτή.
2. Επιλέγουμε την έκδοση Δελτίου Ποσοτικής Παραλαβής.
3. Το συσχετίζουμε με το αρχικό παραστατικό, όπου απαιτείται.
4. Καταχωρούμε την πραγματική ποσότητα ή την απόκλιση που διαπιστώθηκε.
5. Το διαβιβάζουμε στο myDATA εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας των 15 ημερών.
Η ακριβής εικόνα των επιλογών και των κουμπιών μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το αν χρησιμοποιείται timologio/myDATAapp, ERP ή ιδιωτικός πάροχος, αλλά η φορολογική υποχρέωση παραμένει η ίδια.
7. ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ ΠΑΡΟΧΟΣ;
Για τα ψηφιακά παραστατικά διακίνησης προβλέπονται διαφορετικά κανάλια διαβίβασης.
Η επιχείρηση μπορεί, ανάλογα με την περίπτωση, να χρησιμοποιεί:
· timologio της ΑΑΔΕ μέσω ηλεκτρονικού υπολογιστή
· myDATAapp μέσω φορητών συσκευών (κινητό/ tablet)
· ERP/εμπορικό πρόγραμμα (πιστοποιημένο πάροχο)
Επομένως, η ύπαρξη Ψηφιακού Δελτίου Διακίνησης δεν σημαίνει από μόνη της ότι κάθε μικρό εργαστήριο αισθητικής πρέπει υποχρεωτικά να αγοράσει ιδιωτικό πάροχο.
8. ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ BARCODIERA Ή ΕΙΔΙΚΟ SCANNER;
Δεν απαιτείται πρόσθετος ειδικός εξοπλισμός barcodiera ή ειδικό scanner.
Η Β΄ Φάση υποστηρίζει τη σάρωση και παραλαβή των παραστατικών μέσω του QR Code, ενώ η ΑΑΔΕ έχει προβλέψει αντίστοιχη λειτουργία και στο myDATAapp.
Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι η νέα διαδικασία δεν δημιουργεί πρακτικές ανάγκες.
Όσο μεγαλώνει ο όγκος των παραλαβών, των αποστολών και των παραστατικών μιας επιχείρησης, μπορεί στην πράξη να απαιτηθούν καλύτερος εξοπλισμός, εμπορικό πρόγραμμα, οργανωμένη μηχανογράφηση και πρόσθετος χρόνος διαχείρισης.
9. ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΠΡΟΣΤΙΜΑ;
Για μη διαβίβαση ψηφιακού παραστατικού διακίνησης προβλέπεται πρόστιμο:
100 ευρώ για κάθε παράβαση μη διαβίβασης, με ανώτατο όριο:
500 ευρώ ανά ημέρα και 20.000 ευρώ ανά φορολογικό έτος.
Για εκπρόθεσμη διαβίβαση των ψηφιακών παραστατικών διακίνησης προβλέπεται πρόστιμο ίσο με το 50% του αντίστοιχου προστίμου της μη διαβίβασης.
Επομένως οι προθεσμίες πρέπει να τηρούνται ιδιαίτερα προσεκτικά.
ΣΥΝΟΠΤΙΚΑ ΟΙ ΒΑΣΙΚΕΣ ΠΡΟΘΕΣΜΙΕΣ
Πριν ξεκινήσει η αποστολή προϊόντων:
Το παραστατικό διακίνησης πρέπει να έχει εκδοθεί και διαβιβαστεί πριν από την έναρξη της διακίνησης.
Όταν παραλαμβάνουμε προϊόντα από ελληνική επιχείρηση:
Η ψηφιακή παραλαβή γίνεται σε πραγματικό χρόνο, κατά την ολοκλήρωση της παραλαβής.
Αν διαπιστωθεί έλλειμμα ή πλεόνασμα:
Η σχετική διαβίβαση γίνεται εντός 15 ημερών από την ημερομηνία παραλαβής.
Για παραλαβές από την αλλοδαπή:
Η προβλεπόμενη διαβίβαση γίνεται εντός 5 ημερών από την ημερομηνία παραλαβής.
Η ΘΕΣΗ ΤΟΥ Σ.ΕΠ.Α.Ε.
Ο Σ.ΕΠ.Α.Ε. θεωρεί ότι η συνεχής προσθήκη νέων ψηφιακών διαδικασιών δημιουργεί πρόσθετο διοικητικό και οικονομικό βάρος στα εργαστήρια αισθητικής και ιδιαίτερα στις μικρές επιχειρήσεις του κλάδου μας.
Η διαδικασία πλέον δεν περιορίζεται στην απλή παραλαβή ενός τιμολογίου ή ενός δελτίου αποστολής.
Ο επαγγελματίας καλείται να γνωρίζει:
· πότε πρέπει να πραγματοποιείται ψηφιακή παραλαβή
· πότε απαιτείται ψηφιακό παραστατικό διακίνησης
· πότε πρέπει να γίνει σάρωση QR Code
· πώς δηλώνεται μία έλλειψη ή ένα πλεόνασμα
· πώς σχετίζεται ένα Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής
· ποιες προθεσμίες πρέπει να τηρηθούν
· και ποιες κυρώσεις προβλέπονται σε περίπτωση παράλειψης ή καθυστέρησης.
Για μία πολύ μικρή επιχείρηση με λίγα παραστατικά μπορεί ενδεχομένως να είναι δυνατή η διαχείριση μέσω των δωρεάν εφαρμογών της ΑΑΔΕ.
Όσο όμως αυξάνεται ο όγκος των παραστατικών, των παραλαβών και των αποστολών, αυξάνονται αντίστοιχα και οι απαιτήσεις οργάνωσης της επιχείρησης.
Μπορεί να καταστεί απαραίτητη η χρήση πρόσθετου εξοπλισμού, εμπορικού προγράμματος ή άλλου συστήματος μηχανογράφησης, προκειμένου η επιχείρηση να μπορεί να διαχειρίζεται καθημερινά τις νέες υποχρεώσεις.
Παράλληλα, οι διαδικασίες αυτές προϋποθέτουν πλέον σημαντική εξοικείωση με λογιστικές, φορολογικές και ψηφιακές εφαρμογές, γνώσεις που δεν αποτελούν το βασικό επαγγελματικό αντικείμενο του αισθητικού.
Σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις μπορεί στην πράξη να απαιτείται εσωτερικός υπάλληλος με λογιστικές ή διοικητικές γνώσεις για τη διαχείριση των διαδικασιών αυτών.
Στις μικρότερες επιχειρήσεις, εάν ο επαγγελματίας δεν είναι εξοικειωμένος με τις εφαρμογές, είναι πιθανό να χρειαστεί πρόσθετη υποστήριξη και εκπαίδευση από τον λογιστή ή το λογιστικό του γραφείο, η οποία συνεπάγεται και επιπλέον οικονομική επιβάρυνση.
Ο Σ.ΕΠ.Α.Ε. επισημαίνει ότι οι μικρές επαγγελματικές επιχειρήσεις βρίσκονται συνεχώς αντιμέτωπες με νέες υποχρεώσεις καταχώρισης, παρακολούθησης και διαβίβασης δεδομένων.
Αντί να μειώνεται η γραφειοκρατία, προστίθενται νέες καθημερινές διαδικασίες, νέες προθεσμίες και νέος κίνδυνος επιβολής προστίμων.
Ο επαγγελματίας αισθητικός θα πρέπει πρωτίστως να μπορεί να ασχολείται με τη βασική επιστημονική και επαγγελματική του ιδιότητα, την ασφαλή παροχή υπηρεσιών αισθητικής και την εξυπηρέτηση των πελατών του, και όχι να καλείται καθημερινά να λειτουργεί ως χειριστής σύνθετων λογιστικών και φορολογικών συστημάτων.
Για τον λόγο αυτό ο Σ.ΕΠ.Α.Ε. θεωρεί απαραίτητο ο ψηφιακός μετασχηματισμός να συνοδεύεται από πραγματική απλοποίηση των διαδικασιών, σαφείς και εύχρηστες εφαρμογές, επαρκή ενημέρωση και ουσιαστική πρόβλεψη για τις μικρές επιχειρήσεις, ώστε η ψηφιοποίηση να οδηγεί πράγματι σε μείωση και όχι σε αύξηση της γραφειοκρατίας.
Η παρούσα επιστολή συντάχθηκε από τον λογιστή του σωματείου με κάθε επιφύλαξη αλλαγών που θα προκύψουν κατά την εφαρμογή του μέτρου. Σε κάθε περίπτωση είναι μια πρώτη ενημέρωση των μελών μας, αλλά για οποιαδήποτε απορία θα απευθυνθείτε στους λογιστές σας.
Σ.ΕΠ.Α.Ε.
Σύλλογος Επαγγελματιών Αισθητικών Ελλάδος